ஒரு பயனுள்ள வணிக மின்னஞ்சலை உருவாக்குவது ஒரு இழந்த கலையாகிவிட்டது. ஆள்மாறாட்டம் அல்லது வணக்கம், எழுத்துப்பிழைகள், கட்டமைப்பின் பற்றாக்குறை மற்றும் தெளிவற்ற உள்ளடக்கம் ஆகியவற்றுடன் அதிகமான தொழில் வல்லுநர்கள் கடிதங்களைப் பெறுகின்றனர். மோசமாக எழுதப்பட்ட இந்த மின்னஞ்சல்கள் அனுப்புநரை மோசமாக பிரதிபலிக்கக்கூடும் அல்லது அவர்களுடன் வியாபாரம் செய்வதிலிருந்து ஒருவரை ஊக்கப்படுத்தக்கூடும்.
அதனால்தான் கவனம் செலுத்துவது மிகவும் முக்கியமானது ஆசாரம் மற்றும் சிறந்த நடைமுறைகள் வணிக தொடர்புகள், சகாக்கள் மற்றும் ஊழியர்களுடன் மின்னஞ்சல் மூலம் தொடர்பு கொள்ளும்போது. கீழே, வணிகத் தலைவர்களின் குழு சரியான வணிக மின்னஞ்சலை எழுதுவதற்கான உதவிக்குறிப்புகளைப் பகிர்ந்து கொண்டது, ஒவ்வொரு உதவிக்குறிப்பும் ஏன் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கிறது.
கிம்பர்லி ஆன் வடல கொலின் மாடு மேய்ப்பவர்
தெளிவான மற்றும் பொருத்தமான பொருள் வரியைப் பயன்படுத்தவும்.
உங்களிடம் உலகின் மிகச் சிறந்த மின்னஞ்சல் இருக்கலாம், ஆனால் உங்கள் பொருள் வரி தட்டையானால், அது ஒருபோதும் திறக்கப்படாது. அதனால்தான் உங்கள் மின்னஞ்சலின் பொருள் வரி மிகவும் முக்கியமானது.
'தெளிவற்ற அல்லது பொதுவான பாட வரிகளைத் தவிர்த்து, நீங்கள் என்ன விவாதிக்கிறீர்கள் என்பது தெளிவாகத் தெரிந்து கொள்ளுங்கள்' என்கிறார் நிறுவனர் மற்றும் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி காலின் கசபோவ் புரோடெக்ஸ்டிங் . 'இது உங்களுக்குத் தெரியாத ஒருவருக்கு ஒரு செய்தியாக இருந்தால்,' மறு: XYZ மெய்நிகர் மாநாட்டில் எங்கள் உரையாடல் 'போன்ற சூழலைக் குறிப்பிடலாம்.'
அதைச் சுருக்கமாக வைக்கவும்.
உங்கள் இன்பாக்ஸில் பல மின்னஞ்சல்கள் வருவதால், நீங்கள் ஒரு நீண்ட, பல பத்தி மின்னஞ்சலைப் படிப்பதை ரசிக்க மாட்டீர்கள் - மேலும் நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் நபரும் இல்லை என்று இணை நிறுவனர் மற்றும் தலைவரான கெல்சி ரேமண்ட் கூறுகிறார் செல்வாக்கு & கோ.
'ஒரு மின்னஞ்சலில் நான்கு பத்திகள் மேல் எழுதுவதை நீங்கள் பிடித்தால், அது ஒரு தொலைபேசி அழைப்பாக இருக்குமா என்று கேளுங்கள்' என்று ரேமண்ட் கூறுகிறார்.
ஏன் என்று அவர்களிடம் சொல்லுங்கள்.
பெரும்பாலான மின்னஞ்சல்கள் யாராவது அதைப் படித்த பிறகு ஒரு குறிப்பிட்ட நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். நீங்கள் ஒரு சக ஊழியரிடம் எதையாவது கேட்கிறீர்களோ அல்லது உங்கள் சேவைகளை ஒரு வாய்ப்பாக மாற்றினாலும், நீங்கள் ஏன் கோரிக்கை வைக்கிறீர்கள் என்று அவர்களிடம் சொல்லுங்கள்.
'எடுத்துக்காட்டாக,' ஏய் கிளாரா, கம்பெனி ஏ, அல்லது ஹாய் மார்க் ஆகியவற்றுக்கு எங்கள் சுருதிக்கு உதவ தயவுசெய்து அந்த விரிதாள் வழியாக செல்ல முடியுமா, எங்கள் சேவைகள் உங்கள் விற்பனை புனலுக்கு வழிவகுக்கும். நீங்கள் ஆர்வமாக இருந்தால், பேசலாம், '' என்கிறார் இணை நிறுவனர் சாமுவேல் திமோதி OneIMS . 'அதில் உள்ளதை அவர்களுக்காக விற்க முடிந்தால், நீங்கள் அவர்களை பாதிக்கிறீர்கள்.'
செயலுக்கு அழைப்பைச் சேர்க்கவும்.
உங்கள் மின்னஞ்சலுக்குப் பின்னால் உள்ள காரணத்தை விளக்குவதோடு மட்டுமல்லாமல், இறுதியில் ஒரு நடவடிக்கைக்கு (சி.டி.ஏ) அழைப்பைச் சேர்ப்பதை உறுதிசெய்க, இணை நிறுவனர் மற்றும் சி.டி.ஓவின் ஸ்டீபனி வெல்ஸ் கூறுகிறார் வல்லமைமிக்க படிவங்கள் .
'ஒரு சி.டி.ஏ-ஐச் சேர்ப்பது உங்கள் சந்தாதாரர்களுக்கு வேறு எங்காவது செல்லவும் உதவுகிறது, இதனால் அவர்கள் உங்கள் பிராண்டுடன் இன்பாக்ஸுக்கு வெளியே தொடர்ந்து ஈடுபட முடியும்' என்று வெல்ஸ் குறிப்பிடுகிறார். 'உங்கள் வலைத்தளத்துடன் இணைப்பது அங்கு இலக்கு வைக்கப்பட்ட போக்குவரத்தை உந்துதல் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களை விற்பனை புனல் வழியாக நகர்த்துவதன் மூலம் உங்கள் மாற்றங்களை அதிகரிக்க முடியும்.'
நட்பாகவும் உற்சாகமாகவும் இருங்கள்.
உரை அடிப்படையிலான ஊடகங்கள் வழியாக ஒரு நபரின் தொனியையும் உணர்ச்சியையும் விளக்குவது பெரும்பாலும் கடினம், எனவே இணை நிறுவனர் மாட் வில்சன் 30 அனுபவங்களுக்கு கீழ் , எந்தவொரு தவறான புரிதலையும் நிராயுதபாணியாக்குவதற்கு கூடுதல் நட்பாகவும் உற்சாகமாகவும் இருக்க பரிந்துரைக்கிறது.
'உங்கள் மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கங்களில் மிகவும் நேரடியாக இருங்கள், ஆனால் நீங்கள் கூடுதல் உற்சாகத்தோடும், ஆச்சரியங்களோடும் தொடங்கி முடித்தால், மின்னஞ்சலின் தொனியை யாராவது மிகவும் நேர்மறையாக விளக்குவதற்கு இது உதவும்' என்று வில்சன் கூறுகிறார். 'மக்கள் சோர்வாக அல்லது சோம்பலாக இருக்கும்போது, மின்னஞ்சல் பெரும்பாலும் நன்றாக வராது என்பதை அவர்கள் மறந்து சிக்கலில் சிக்கிவிடுவார்கள்.'
அதைத் தனிப்பயனாக்குங்கள் மற்றும் அதைப் பொருத்தமாக்குங்கள்.
நிக்கோல் முனோஸ், நிறுவனர் மற்றும் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி நிக்கோல் முனோஸ் கன்சல்டிங் , தொழில் வல்லுநர்கள் தங்கள் வணிக மின்னஞ்சல்களில் தனிப்பயனாக்கம் மற்றும் சமூக ஆதாரத்தை சேர்க்க அறிவுறுத்துகிறார்கள்.
'மின்னஞ்சலைப் படிக்க ஒரு நல்ல காரணம் இருப்பதையும், அவர்களின் நேரம் நன்கு செலவழிக்கப்படுவதையும் மக்கள் அறிய விரும்புகிறார்கள்' என்று முனோஸ் விளக்குகிறார். 'அதைக் காட்ட, மின்னஞ்சல் அவர்களுக்குப் பொருத்தமானது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.'
வெவ்வேறு பொருள் வரிகளை சோதித்து நகலெடுக்கவும்.
ரூபன் யோனாடன், நிறுவனர் போது சாஸ்லிஸ்ட் , மற்றும் அவரது குழு விருந்தினர் இடுகைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கும் மின்னஞ்சல்களை அனுப்புகிறது, வெவ்வேறு கூறுகளை சோதித்து முடிவுகளைக் கண்காணிப்பதன் மூலம் சரியான மின்னஞ்சல் சுருதியை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதை அவர்கள் கற்றுக்கொண்டனர்.
'எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு தலைப்புக்கு இரண்டு விருப்பங்களை நாங்கள் கொடுத்தபோது, எங்களுக்கு அதிக நிச்சயதார்த்தம் கிடைத்தது என்பதை நாங்கள் கவனித்தோம்,' என்கிறார் யோனாடன். 'சில சோதனை மற்றும் பிழைகள், பகுப்பாய்வு மற்றும் மாற்றங்களுடன், உங்கள் நோக்கத்திற்காக ஒரு சரியான வணிக மின்னஞ்சலை உருவாக்க உதவும்.'
முதலில் வரைவு, பின்னர் பெறுநரின் மின்னஞ்சலைச் சேர்க்கவும்.
மோசமாக எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சலை விட மோசமான ஒரே விஷயம்? அரை எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சல், அது முடிவதற்குள் கவனக்குறைவாக அனுப்பப்பட்டது. இந்த விபத்தைத் தவிர்க்க, நிறுவனர் மற்றும் தலைமை நிர்வாக அதிகாரி டயானா குட்வின் சந்தை பாக்ஸ் , எப்போதும் மின்னஞ்சலின் உடல் மற்றும் பொருள் வரியை முதலில் எழுதுகிறது, பின்னர் பெறுநரின் மின்னஞ்சலை கடைசி கட்டமாக சேர்க்கிறது.
'நான் அவசரத்தில் இருக்கும்போது கூட, தற்செயலான அல்லது முன்கூட்டியே மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதைத் தவிர்க்க மின்னஞ்சல் எப்போதும் நீடிக்கும்' என்று குட்வின் கூறுகிறார். ஜிமெயிலில் 'செயல்தவிர் அனுப்புதல்' இயக்கப்பட்டிருப்பதும் ஒரு ஆயுட்காலம். '
விட்னி தோர் ஒரு லெஸ்பியன்
