நீங்கள் தனிப்பட்ட உதவியாளர்களை நியமிக்கிறீர்களா? சேமி நீங்கள் நேரம் அல்லது உங்களுக்கு நேரம் செலவழித்தவர் யார்?
சமீபத்தில், எனது உயர்மட்ட வணிக பயிற்சி வாடிக்கையாளர்களில் முப்பத்தைந்து பேரை நான் வசிக்கும் வயோமிங்கில் உள்ள ஜாக்சன் ஹோலில் உள்ள ஒரு தனியார் பின்வாங்கலுக்கு அழைத்தேன். தலைமைத்துவத்தின் பல்வேறு அம்சங்களை நாங்கள் விவாதித்தோம் - வணிக உரிமையாளர்கள் தங்களுக்கும் தங்கள் நிறுவனங்களுக்கும் மூலோபாய நன்மைகள் மற்றும் திருப்புமுனை முடிவுகளை உருவாக்கக்கூடிய வழிகள் - யாராவது என்னிடம் கேட்டபோது கால நிர்வாகம் .
அந்த கேள்வி, நம் ஒவ்வொருவரும் நம் நேரத்தை மேம்படுத்துவதற்கு கண்டறிந்த சிறந்த வழிகளைப் பற்றி ஒரு உற்சாகமான உரையாடலைத் தூண்டியது. அந்த அறையில் நாங்கள் வைத்திருந்த அசாதாரண வெற்றிகரமான தொழில்முனைவோர் மதிப்புமிக்க நேரத்தை இழக்கிறார்கள் என்பது தெளிவாகியது, ஏனெனில் அவர்களின் உதவியாளர்கள் போதுமான திறனைக் கொண்டிருக்கவில்லை அல்லது அவர்களுக்குத் தேவையான வேலையைச் செய்ய போதுமான அதிகாரம் இல்லை. ஆகவே, உங்கள் தேவைகளுக்கு ஏற்ற உதவியாளர்களை பணியமர்த்துவதன் முக்கியத்துவத்தைப் பற்றியும், உங்களுக்கு உதவ நீங்கள் என்ன செய்ய முடியும் என்பதையும் பற்றி பேச ஆரம்பித்தேன்.
இருபத்தைந்து ஆண்டுகளில் வெவ்வேறு நிறுவனங்களிலும், வெவ்வேறு நகரங்களிலும், எனது அலுவலகத்தில் இருந்து பணியாற்றிய உதவியாளர்கள், தொலைதூர-ஆனால்-உள்நாட்டில் பணிபுரிந்த உதவியாளர்கள் மற்றும் என்னிடமிருந்து ஆயிரம் மைல் தொலைவில் பணிபுரிந்த உதவியாளர்கள் உள்ளனர். செயல்பாட்டில், உண்மையில் நான்கு நிலை உதவியாளர்கள் இருப்பதை நான் கண்டுபிடித்தேன். சரியான நேரத்தை உதவியாளராக பணியமர்த்துவது உங்கள் நேரத்தை மேம்படுத்துவதற்கு முக்கியமானதாகும்.
நிலை 1: கோஃபர்
இந்த முதல் அடுக்கில் உள்ள உதவியாளர்களுக்கு நேரடி அறிவுறுத்தல்கள் மற்றும் நெருக்கமான மேற்பார்வை தேவை. அவர்கள் ஒரு புள்ளியிலிருந்து B க்கு பொருட்களை நகர்த்த முடியும். அவர்கள் உங்கள் சார்பாக மின்னஞ்சல்களை அனுப்பலாம் - சரியாக என்ன எழுத வேண்டும் என்று கூறும்போது. அவர்கள் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன்கள் எடுத்து ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்து உங்கள் ஆவணங்களின்படி அந்த ஆவணங்களை கோப்புறைகளில் தாக்கல் செய்யலாம். கோஃப்பர்களுடன், நீங்கள் ஒவ்வொரு அடியிலும் அவர்களுக்கு வழிகாட்டுதல்களை வழங்குகிறீர்கள்
எனவே நீங்கள் சேமிக்கிறீர்கள் சில நேரம் - எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, உங்கள் கோஃபர் தான் உண்மையில் செய்து பணி - ஆனால், உண்மையில், அவர்களுக்கான சிந்தனை அனைத்தையும் நீங்கள் செய்ய வேண்டும். இது ஒரு கோஃபர் உடன் பணிபுரிவதன் மூலம் நீங்கள் உண்மையிலேயே அந்நியப்படுத்தக்கூடிய நேரத்திற்கு கடினமான வரம்பை வைக்கிறது.
இது வெளிப்படையாக நீங்கள் பணியமர்த்த வேண்டிய தனிப்பட்ட உதவியாளர் அல்ல.
நிலை 2: நிர்வாக உதவியாளர்
ஒரு நிர்வாக உதவியாளர் அல்லது 'நிர்வாகி' என்பது பல பணிகளைச் சிறப்பாகக் கையாளக்கூடிய ஒருவர், அவர்களுக்காக ஒரு தெளிவான செயல்முறை அமைக்கப்பட்டிருக்கும் வரை, அந்த பணிகள் அவர்கள் எதிர்பார்ப்பது அல்லது அவர்கள் கையாளப் பயன்படும் எல்லைகளுக்குள் இருக்கும் .
நல்ல செய்தி என்னவென்றால், நிர்வாகிகள் கோஃபர்களை விட கணிசமாக அதிக தன்னாட்சி பெற்றவர்கள். அறியப்பட்ட முடிவுகளைப் பெற அறியப்பட்ட செயல்முறைகள் மற்றும் நடைமுறைகளைப் பின்பற்றும் வரை நிர்வாகிகள் உங்கள் நேரத்தை அதிகப்படுத்த உதவலாம். அவர்கள் உறுதியான, வரையறுக்கப்பட்ட பணிகளில் சிறந்து விளங்குகிறார்கள்.
விஷயங்கள் தெளிவற்றதாக மாறும்போது அவர்கள் சிக்கலில் சிக்கிக் கொள்கிறார்கள் - வெற்றி உறுதி செய்யப்படாத பணிகளைக் கையாளும்படி கேட்கும்போது. அவர்கள் குழப்பம் பற்றி பயப்படுகிறார்கள். அவர்கள் தவறு செய்வதைப் பற்றி பயப்படுகிறார்கள். ஏனென்றால், அவர்கள் செய்த பிழைகளுக்கு அவர்கள் பொறுப்பேற்கப்படுவார்கள் என்பது அவர்களுக்குத் தெரியும். அவர்கள் சிக்கலில் சிக்கக்கூடும். அவர்கள் தங்கள் விருப்பப்படி பயன்படுத்த தயங்குகிறார்கள்.
எனவே நிர்வாகிகள் உங்கள் நேரத்தை கோஃபர்களை விட கணிசமாக அதிக அளவில் பயன்படுத்த உதவலாம், ஆனால் உதவி மிகவும் மதிப்புமிக்கதாக இருக்கும் பணிகளிலிருந்து அவர்கள் வெட்கப்படுவார்கள்.
நிலை 3: நிர்வாக உதவியாளர்
மவ்ரீன் இ மெக்ஃபில்மி புதிய கணவர்
நிர்வாக உதவியாளர்கள் நிச்சயமற்ற தன்மையால் தள்ளி வைக்கப்படுவதில்லை. அவர்கள் ஒரு தெளிவற்ற வேலையை எடுத்து, சில எல்லைகளுக்குள், அதை எவ்வாறு செயல்படுத்துவது என்பதைக் கண்டுபிடிக்க முடியும். அவர்கள் அந்த பணிகளை கையாள முடியும் வரைந்தது இருப்பதற்கு பதிலாக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.
பொறியியலாளர் பணிகள் - நிர்வாக உதவியாளர்கள் மிகவும் வசதியாக இருக்கும் பணிகள் - உண்மையில் சிறப்பாக செயலாக்கப்படுகின்றன. தேவையான நடவடிக்கைகள் முன்கூட்டியே தெளிவாக வகுக்கப்பட்டுள்ளன.
இதற்கு நேர்மாறாக, நீங்கள் ஒரு நிர்வாக உதவியாளருக்கு ஒரு திட்டமிடப்பட்ட வேலையை வழங்கும்போது, நீங்கள் வழக்கமாக இதுபோன்ற ஒன்றைக் கூறுவீர்கள், ' இங்கே நான் சாதிக்க முயற்சிக்கிறேன். இங்கே ஒரு ஜோடி விளையாட்டில் மாறிகள். நீங்கள் கவனத்தில் கொள்ள விரும்பும் சில விஷயங்கள் இங்கே . நீங்கள் மீதமுள்ளவற்றைக் கண்டுபிடிக்கவும் . '
நிர்வாக உதவியாளர் மிகவும் தன்னாட்சி பெற்றவர்கள்; உங்கள் கோரிக்கைகளின் சூழலைப் புரிந்துகொள்ள அவர்களுக்கு உதவி தேவை. உங்கள் சார்பாக நல்ல முடிவுகளை எடுக்க அவர்களுக்கு உதவ ஒரு குறிப்பிட்ட அடிப்படை தகவல் தேவை. உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளையும் விருப்பங்களையும் அவர்கள் தெரிவிக்க வேண்டும்.
உதாரணமாக, பயணத்திற்கு வரும்போது, நீங்கள் எந்த நிலைமைகளின் கீழ் உயர் வகுப்பு விமான சேவையை மேம்படுத்த விரும்புகிறீர்கள், எந்த வகையான ஹோட்டல்களை விரும்புகிறீர்கள், எந்த வகையான சுற்றுப்புறங்களில் தங்க விரும்புகிறீர்கள் என்பதை அவர்களுக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும்.
அந்த சூழல் மிகவும் ஆழமாக செல்லக்கூடும். எனது பங்கிற்கு, எனது இன்பாக்ஸில் என் நிர்வாக உதவியாளரை வைத்திருக்க விரும்புகிறேன். ஓரளவுக்கு இது உதவியாக இருக்கும், ஏனெனில் நான் கையாள வேண்டிய மின்னஞ்சல்களின் எண்ணிக்கையை இது குறைக்கிறது: ஒரு நாளைக்கு நூறு மின்னஞ்சல்களைப் பெற்றால், எனது நிர்வாக உதவியாளர் ஐம்பது முதல் எழுபது வரை கையாளுகிறார், மறுபகிர்வு செய்கிறார் அல்லது நீக்குகிறார் என்று நான் கூறுவேன்.
ஆனால் எனது வணிகத்தின் சூழலை அவள் பார்ப்பதால் அவளை அங்கே வைத்திருப்பதும் உதவியாக இருக்கும். நான் என்ன வேலை செய்கிறேன், யாருடன் வேலை செய்கிறேன் என்பது அவளுக்குத் தெரியும் என்பதால், என்னுடன் யார் சந்திப்புகளைப் பெற வேண்டும் என்பது பற்றி அவள் சிறந்த முடிவுகளை எடுக்க முடியும். உதாரணமாக, நான் ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்தைப் பற்றி ஜோவுடன் நிறைய மின்னஞ்சல்களைப் பரிமாறிக்கொள்கிறேன் என்று அவள் பார்த்தால், ஜோ ஒரு சந்திப்பைக் கேட்டு, ஒரு குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவுக்கு முன்பே அது நடக்க வேண்டும் என்று சொன்னால், அந்தத் திட்டம் மிகவும் முக்கியமானது என்பதை அவளால் தீர்மானிக்க முடியும் நானும் கூட்டமும் கூட இருக்கலாம். எனவே, அந்தக் கூட்டத்தை எனக்காக அமைப்பதற்கு அவர் முன்முயற்சி எடுப்பார், அதற்கான குறிப்பை எனக்கு விடுங்கள், ' இந்த காலக்கெடுவிற்கு முன்கூட்டியே உங்களுடன் சந்திக்க வேண்டியது அவசியம் என்று ஜோ கூறினார், எனவே நான் அவரை அரை மணி நேரம் பொருத்தினேன், 2:45 முதல் 3:15 வரை . '
நிர்வாக உதவியாளர்கள் உங்கள் நேரத்தை மேம்படுத்துவதற்கு உங்களுக்கு உதவ முடியும், நீங்கள் அவர்களுக்கு நல்ல சூழலைக் கொடுக்கும் வரை.
நிலை 4: தலைமை பணியாளர் அல்லது நிர்வாக அதிகாரி
இறுதியாக எங்களிடம் தலைமைத் தலைவர் இருக்கிறார் - அல்லது, இராணுவத்தில், நிர்வாக அதிகாரி. இந்த உதவியாளர் உங்கள் வணிக நடவடிக்கைகளுக்கான தனிப்பட்ட சிஓஓ போன்றது. அவர்கள் உங்கள் நோக்கங்களைப் புரிந்துகொள்கிறார்கள். அனைத்து முக்கிய வீரர்களும் யார் என்பது அவர்களுக்குத் தெரியும். உங்கள் தோள்களில் இருந்து நிர்வாக சுமைகளை அதிகம் - அல்லது மிக அதிகமாக எடுத்துக் கொள்ளும்போது அவை தானாகவே முடிவுகளைப் பெறும் திறன் கொண்டவை.
ஒரு தலைமை ஊழியர் முன்முயற்சி எடுப்பார், உண்மையில் பின்தொடர்ந்து உங்கள் சார்பாக உங்கள் நேரடி அறிக்கைகளுடன் சரிபார்க்கவும். ஒரு நிர்வாக அல்லது நிர்வாக உதவியாளர் ஒரு கூட்டத்தில் குறிப்புகளை எடுக்கக்கூடும், உங்கள் பணியாளர் தலைவர் பின்தொடர வேண்டிய பொருட்களைக் கண்டுபிடித்து அதைப் பின்தொடர்வார். உங்கள் நான்கு ஊழியர்கள் சந்திப்பிற்குப் பிறகு சிண்டியுடன் திரும்பிச் செல்வதற்கு தங்களைத் தாங்களே அழைத்துச் செல்வார்கள், அந்த நான்கு பொருட்களிலும் அவள் உண்மையிலேயே கையளித்திருக்கிறாள் என்பதை உறுதிசெய்து, இரண்டு நாட்களுக்குப் பிறகு அவள் அவற்றை எவ்வாறு செய்கிறாள் என்பதைப் பார்க்கவும்.
துரதிர்ஷ்டவசமாக, பெரும்பாலான மக்கள் கோஃபர் மற்றும் நிர்வாக உதவியாளர்களை வேலைக்கு அமர்த்தியுள்ளனர் - தெளிவாக தீட்டப்பட்ட பணிகளுக்கு மட்டுமே உதவக்கூடிய நபர்கள். ஆனால் வணிக உரிமையாளர்களாக, நம்மில் பெரும்பாலோர் செயல்முறை சார்ந்தவர்கள் அல்ல; நாங்கள் குழப்பமான உலகில் வாழ்கிறோம். ஆகவே, குறைந்தபட்சம், இன்னும் தெளிவற்ற சூழ்நிலைகளைக் கையாளக்கூடிய ஒரு நிர்வாக உதவியாளர் நமக்குத் தேவை.
ஊழியர்களின் தலைவர்கள் சிறந்தவர்களாக இருக்கும்போது, நீங்கள் வழக்கமாக அவற்றை மிட் கேப் மற்றும் பெரிய நிறுவனங்களில் மட்டுமே காணலாம். உங்களிடம் ஒரு சிறிய நிறுவனம் இருந்தால், உங்கள் குழுவில் பணியாளர் வகை நபர்களில் ஒருவரை நீங்கள் வைத்திருப்பீர்கள், ஆனால் அவர்கள் உங்களுக்கு பிரத்யேகமாக ஒதுக்கப்பட மாட்டார்கள். அதற்கு பதிலாக அவை உங்கள் செயல்பாடுகளை இயக்கக்கூடும், அல்லது, உங்கள் வணிகம் கொஞ்சம் பெரியதாக இருந்தால், அவை உங்கள் COO ஆக இருக்கலாம்.
இந்த தலைப்புகள் தன்னிச்சையானவை என்பதையும் கவனிக்க வேண்டிய முக்கியமான விஷயம். 'நிர்வாக உதவியாளர்கள்' என்று பெயரிடப்பட்ட ஏராளமான மக்கள் உண்மையில் வெறும் கோஃபர்கள் தான். கோஃபர்களாக பணியமர்த்தப்பட்ட ஏராளமான மக்கள் உண்மையில் நிர்வாக உதவியாளர் மட்டத்தில் செயல்படுகிறார்கள். (பிந்தையது பொழுதுபோக்கு உலகில் குறிப்பாக பொதுவானது.)
எனவே, உங்கள் அடுத்த உதவியாளரை பணியமர்த்துவது பற்றி நீங்கள் நினைக்கும் போது, உங்களுக்கு எந்த வகையான உதவியாளர் தேவை என்பதைக் கவனியுங்கள். மேலும், நீங்கள் எதை முடிவு செய்தாலும், நேர்காணல்களின் போது அந்த குணங்களைத் தேட மறக்காதீர்கள்.
இறுதியாக, ஒரு போனஸ் சார்பு உதவிக்குறிப்பு: உங்களுக்குத் தேவை என்று நீங்கள் நினைப்பதை விட சற்று அதிக திறன் கொண்ட ஒருவரை நியமிக்கவும். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, உங்கள் நிறுவனம் வளர வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள், இல்லையா?
நான் பகிர்ந்த யோசனைகளை நீங்கள் ரசித்திருந்தால், எனது புதிய புத்தகத்தின் இலவச நகலைப் பதிவிறக்க நான் உங்களை ஊக்குவிக்கிறேன், ஒரு வணிகத்தை உருவாக்குங்கள், வேலை அல்ல . இங்கே கிளிக் செய்க முழு விவரங்களுக்கும் உங்கள் பாராட்டு நகலைப் பெறவும்.
