சராசரி யு.எஸ். ஊழியர் செலவிடுகிறார் ஒரு கால் வேலை வாரத்தின் சீப்பு நூற்றுக்கணக்கான மின்னஞ்சல்கள் நாம் அனைவரும் ஒவ்வொரு நாளும் அனுப்புகிறோம், பெறுகிறோம்.
ஆனால் எங்கள் பதில் பொத்தான்களில் நாங்கள் ஒட்டப்பட்டிருந்தாலும், தொழில் பயிற்சியாளர் பார்பரா பாச்சர் ஏராளமான தொழில் வல்லுநர்களைக் கூறுகிறார் இன்னும் சரியான முறையில் மின்னஞ்சலை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்று தெரியவில்லை.
உண்மையில், ஒவ்வொரு நாளும் நாம் படித்து எழுதுகின்ற செய்திகளின் முழுமையான அளவு காரணமாக, சங்கடமான பிழைகள் செய்வதற்கு நாங்கள் அதிக வாய்ப்புள்ளவர்களாக இருக்கலாம் - மேலும் அந்த தவறுகள் கடுமையான தொழில்முறை விளைவுகளை ஏற்படுத்தக்கூடும்.
நவீன மின்னஞ்சல் ஆசாரத்தின் அடிப்படைகளை தனது புத்தகத்தில் பாச்சர் கோடிட்டுக் காட்டுகிறார் வணிக ஆசாரத்தின் எசென்ஷியல்ஸ் . நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய மிக முக்கியமான விதிகளை நாங்கள் வெளியேற்றினோம்.
விவியன் கியாங் மற்றும் ரேச்சல் சுகர் இந்த கட்டுரையின் முந்தைய பதிப்புகளுக்கு பங்களித்தனர்.
1. தெளிவான, நேரடி பொருள் வரியைச் சேர்க்கவும்.
ஒரு நல்ல பாட வரியின் எடுத்துக்காட்டுகள், 'சந்திப்பு தேதி மாற்றப்பட்டது,' 'உங்கள் விளக்கக்காட்சியைப் பற்றிய விரைவான கேள்வி' அல்லது 'திட்டத்திற்கான பரிந்துரைகள்' ஆகியவை அடங்கும்.
'பொருள் வரியின் அடிப்படையில் மின்னஞ்சலைத் திறக்கலாமா என்று மக்கள் பெரும்பாலும் முடிவு செய்கிறார்கள்' என்று பேச்சர் கூறுகிறார். 'வாசகர்களின் கவலைகள் அல்லது வணிக சிக்கல்களை நீங்கள் கவனிக்கிறீர்கள் என்பதை அறிய உதவும் ஒன்றைத் தேர்வுசெய்க.'
2. தொழில்முறை மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்தவும்.
நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தில் பணிபுரிந்தால், உங்கள் நிறுவனத்தின் மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்த வேண்டும். ஆனால் நீங்கள் ஒரு தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல் கணக்கைப் பயன்படுத்தினால் - நீங்கள் சுயதொழில் புரிபவராக இருந்தாலும் அல்லது வேலை தொடர்பான கடிதங்களுக்கு அவ்வப்போது பயன்படுத்துவதைப் போல இருந்தாலும் - அந்த முகவரியைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது நீங்கள் கவனமாக இருக்க வேண்டும், என்று பேச்சர் கூறுகிறார்.
உங்கள் பெயரைத் தெரிவிக்கும் மின்னஞ்சல் முகவரி உங்களிடம் எப்போதும் இருக்க வேண்டும், இதனால் யார் மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறார்கள் என்பது பெறுநருக்குத் தெரியும். 'பேபி கேர்ல் @ ...' அல்லது 'பீர்லோவர் @ ...' போன்ற பணியிடத்தில் பயன்படுத்த ஏற்றதாக இல்லாத மின்னஞ்சல் முகவரிகளை (ஒருவேளை உங்கள் தர-பள்ளி நாட்களின் எச்சங்கள்) ஒருபோதும் பயன்படுத்த வேண்டாம். குளிர் கஷாயம்.
3. 'அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்' என்பதைத் தாக்கும் முன் இரண்டு முறை சிந்தியுங்கள்.
அவர்களுடன் எந்த தொடர்பும் இல்லாத 20 நபர்களின் மின்னஞ்சல்களை யாரும் படிக்க விரும்பவில்லை. மின்னஞ்சல்களைப் புறக்கணிப்பது கடினம், பலர் தங்கள் ஸ்மார்ட்போன்களில் புதிய செய்திகளைப் பற்றிய அறிவிப்புகளைப் பெறுவது அல்லது அவர்களின் கணினித் திரைகளில் பாப்-அப் செய்திகளை திசை திருப்புவது. பட்டியலில் உள்ள அனைவருக்கும் மின்னஞ்சலைப் பெற வேண்டும் என்று நீங்கள் உண்மையில் நினைக்காவிட்டால், 'அனைவருக்கும் பதிலளிக்கவும்' என்பதைத் தாக்குவதைத் தவிர்க்கவும், பேச்சர் கூறுகிறார்.
4. கையொப்பத் தொகுதியைச் சேர்க்கவும்.
வழங்குங்கள் உங்களைப் பற்றிய சில தகவல்களுடன் உங்கள் வாசகர், பேச்சர் அறிவுறுத்துகிறார். 'பொதுவாக, இது உங்கள் முழு பெயர், தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் தொலைபேசி எண் உள்ளிட்ட உங்கள் தொடர்புத் தகவல்களைக் குறிக்கும். உங்களுக்காக ஒரு சிறிய விளம்பரத்தையும் நீங்கள் சேர்க்கலாம், ஆனால் எந்தவொரு கூற்றுகளையும் அல்லது கலைப்படைப்புகளையும் கொண்டு செல்ல வேண்டாம். '
மீதமுள்ள மின்னஞ்சலைப் போலவே அதே எழுத்துரு, வகை அளவு மற்றும் வண்ணத்தைப் பயன்படுத்துங்கள் என்று அவர் கூறுகிறார்.
5. தொழில்முறை வணக்கங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.
'ஏய் யூ தோழர்களே,' 'யோ,' அல்லது 'ஹாய் ஃபோல்க்ஸ்' போன்ற பேச்சு வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
'எங்கள் எழுத்துக்களின் தளர்வான தன்மை ஒரு மின்னஞ்சலில் வணக்கத்தை பாதிக்கக்கூடாது,' என்று அவர் கூறுகிறார். 'ஏய் மிகவும் முறைசாரா வணக்கம், பொதுவாக இதை பணியிடத்தில் பயன்படுத்தக்கூடாது. யோவும் சரியில்லை. ஹாய் அல்லது ஹலோ பயன்படுத்தவும் அதற்கு பதிலாக. '
யாருடைய பெயரையும் சுருக்கிக் கொள்ளவும் அவள் அறிவுறுத்துகிறாள். 'ஹாய் மைக்கேல்' என்று சொல்லுங்கள், அவர் உறுதியாக 'மைக்' என்று அழைக்கப்படுவதை நீங்கள் விரும்பவில்லை என்றால்.
6. ஆச்சரியக்குறி புள்ளிகளை குறைவாகப் பயன்படுத்துங்கள்.
ஆச்சரியக்குறி ஒன்றைப் பயன்படுத்த நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், உற்சாகத்தை வெளிப்படுத்த ஒன்றை மட்டும் பயன்படுத்தவும், பேச்சர் கூறுகிறார்.
'மக்கள் சில சமயங்களில் எடுத்துச் செல்லப்படுகிறார்கள் மற்றும் அவர்களின் வாக்கியங்களின் முடிவில் பல ஆச்சரியக் குறிப்புகளை வைப்பார்கள். இதன் விளைவாக மிகவும் உணர்ச்சிவசப்பட்ட அல்லது முதிர்ச்சியற்றதாக தோன்றலாம், 'என்று அவர் எழுதுகிறார். 'ஆச்சரியக்குறி எழுத்துக்கள் குறைவாகவே பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.'
7. நகைச்சுவையுடன் எச்சரிக்கையாக இருங்கள்.
சரியான தொனி அல்லது முகபாவங்கள் இல்லாமல் நகைச்சுவை எளிதில் மொழிபெயர்ப்பில் தொலைந்து போகும். ஒரு தொழில்முறை பரிமாற்றத்தில், பெறுநரை நீங்கள் நன்கு அறியாவிட்டால் மின்னஞ்சல்களில் இருந்து நகைச்சுவையை விட்டுவிடுவது நல்லது. மேலும், நீங்கள் வேடிக்கையானது என்று நினைக்கும் ஒன்று வேறு ஒருவருக்கு வேடிக்கையாக இருக்காது.
பாச்சர் கூறுகிறார்: 'பேசும்போது வேடிக்கையானதாகக் கருதப்படும் ஒன்று எழுதப்படும்போது மிகவும் வித்தியாசமாகக் காணப்படலாம். சந்தேகம் வரும்போது அதை விட்டு விடுங்கள். '
8. வெவ்வேறு கலாச்சாரங்களைச் சேர்ந்தவர்கள் வித்தியாசமாகப் பேசுகிறார்கள், எழுதுகிறார்கள் என்பதை அறிந்து கொள்ளுங்கள்.
தவறான தகவல்தொடர்பு எளிதில் ஏற்படலாம் கலாச்சார வேறுபாடுகள் , குறிப்பாக எழுத்து வடிவத்தில் ஒருவருக்கொருவர் உடல் மொழியைக் காண முடியாதபோது. உங்கள் செய்தியை பெறுநரின் கலாச்சார பின்னணிக்கு ஏற்ப அல்லது அவற்றை நீங்கள் எவ்வளவு நன்கு அறிவீர்கள்.
மனதில் கொள்ள வேண்டிய ஒரு நல்ல விதி, உயர் சூழல் கலாச்சாரங்கள் (ஜப்பானிய, அரபு அல்லது சீன) உங்களுடன் வணிகம் செய்வதற்கு முன்பு உங்களைப் பற்றி அறிந்து கொள்ள விரும்புகின்றன. எனவே, இந்த நாடுகளைச் சேர்ந்த வணிக கூட்டாளிகள் தங்கள் எழுத்துக்களில் அதிக தனிப்பட்டவர்களாக இருப்பது பொதுவானதாக இருக்கலாம். மறுபுறம், குறைந்த சூழல் கலாச்சாரங்களைச் சேர்ந்தவர்கள் (ஜெர்மன், அமெரிக்கன் அல்லது ஸ்காண்டிநேவிய) மிக விரைவாக இந்த புள்ளியைப் பெற விரும்புகிறார்கள்.
9. உங்கள் மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிக்கவும் - மின்னஞ்சல் உங்களுக்காக நோக்கமாக இல்லாவிட்டாலும் கூட.
உங்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட ஒவ்வொரு மின்னஞ்சல் செய்திகளுக்கும் பதிலளிப்பது கடினம், ஆனால் நீங்கள் முயற்சி செய்ய வேண்டும், என்று பாட்டர் கூறுகிறார். மின்னஞ்சல் தற்செயலாக உங்களுக்கு அனுப்பப்பட்டபோது இது அடங்கும், குறிப்பாக அனுப்புநர் பதிலை எதிர்பார்க்கிறார் என்றால். பதில் தேவையில்லை, ஆனால் நல்ல மின்னஞ்சல் ஆசாரமாக செயல்படுகிறது, குறிப்பாக இந்த நபர் உங்களைப் போன்ற அதே நிறுவனத்தில் அல்லது தொழிலில் பணிபுரிந்தால்.
இங்கே ஒரு எடுத்துக்காட்டு பதில்: 'நீங்கள் மிகவும் பிஸியாக இருப்பதை நான் அறிவேன், ஆனால் இந்த மின்னஞ்சலை எனக்கு அனுப்ப வேண்டும் என்று நீங்கள் நினைக்கவில்லை. நான் உங்களுக்கு தெரியப்படுத்த விரும்பினேன், எனவே நீங்கள் அதை சரியான நபருக்கு அனுப்பலாம். '
10. ஒவ்வொரு செய்தியையும் சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள்.
உங்கள் மின்னஞ்சலைப் பெறுபவர்களால் உங்கள் தவறுகள் கவனிக்கப்படாது. 'மேலும், பெறுநரைப் பொறுத்து, அவற்றை உருவாக்கியதற்காக நீங்கள் தீர்மானிக்கப்படலாம்' என்று பேச்சர் கூறுகிறார்.
எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பவர்களை நம்ப வேண்டாம். உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்புவதற்கு முன்பு சில முறை படிக்கவும், மீண்டும் படிக்கவும்.
'ஒரு மேற்பார்வையாளர் எழுத விரும்பினார்,' சிரமத்திற்கு மன்னிக்கவும், '' என்று பாச்சர் கூறுகிறார். 'ஆனால் அவர் தனது எழுத்துச் சரிபார்ப்பை நம்பியிருந்தார்,' அடங்காமைக்கு மன்னிக்கவும் 'என்று எழுதி முடித்தார்.
11. கடைசியாக மின்னஞ்சல் முகவரியைச் சேர்க்கவும்.
'நீங்கள் செய்தியை எழுதி சரிபார்த்து முடிப்பதற்குள் தற்செயலாக ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்ப விரும்பவில்லை' என்று பேச்சர் கூறுகிறார். 'நீங்கள் ஒரு செய்திக்கு பதிலளிக்கும் போது கூட, பெறுநரின் முகவரியை நீக்கி, செய்தி அனுப்பத் தயாராக இருப்பதாக நீங்கள் உறுதியாக நம்பும்போது மட்டுமே அதைச் செருகுவது நல்ல முன்னெச்சரிக்கையாகும்.'
12. நீங்கள் சரியான பெறுநரைத் தேர்ந்தெடுத்துள்ளீர்களா என்பதை இருமுறை சரிபார்க்கவும்.
உங்கள் முகவரி புத்தகத்திலிருந்து ஒரு பெயரை மின்னஞ்சலின் 'முதல்' வரியில் தட்டச்சு செய்யும் போது கவனமாக கவனம் செலுத்துமாறு பேச்சர் கூறுகிறார். 'தவறான பெயரைத் தேர்ந்தெடுப்பது எளிதானது, இது உங்களுக்கும் மின்னஞ்சல் மூலம் தவறாகப் பெறும் நபருக்கும் சங்கடமாக இருக்கும்.'
13. உங்கள் எழுத்துருக்களை உன்னதமாக வைத்திருங்கள்.
ஊதா காமிக் சான்ஸுக்கு ஒரு நேரமும் இடமும் உள்ளது (ஒருவேளை?). ஆனால் வணிக கடிதத்திற்காக, உங்கள் எழுத்துருக்கள், வண்ணங்கள் மற்றும் அளவுகளை உன்னதமாக வைத்திருங்கள்.
கார்டினல் விதி: உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் மற்றவர்களுக்கு எளிதாகப் படிக்க வேண்டும்.
'பொதுவாக, 10- அல்லது 12-புள்ளி வகை மற்றும் ஏரியல், கலிப்ரி அல்லது டைம்ஸ் நியூ ரோமன் போன்ற எளிதில் படிக்கக்கூடிய எழுத்துருவைப் பயன்படுத்துவது சிறந்தது' என்று பேச்சர் அறிவுறுத்துகிறார். நிறத்தைப் பொறுத்தவரை, கருப்பு என்பது பாதுகாப்பான தேர்வாகும்.
14. உங்கள் தொனியில் தாவல்களை வைத்திருங்கள்.
மொழிபெயர்ப்பில் நகைச்சுவைகள் தொலைந்து போவதைப் போலவே, குரல் குறிப்புகள் மற்றும் முகபாவனைகளிலிருந்து நீங்கள் பெறும் சூழல் இல்லாமல் தொனியை தவறாகப் புரிந்துகொள்வது எளிது. அதன்படி, நீங்கள் நினைத்திருக்கக் கூடிய திடீரென வெளியேறுவது எளிது: நீங்கள் 'நேரடியானவர்' என்று பொருள், அவர்கள் 'கோபம் மற்றும் கர்ட்' என்று படித்தார்கள்.
தவறான புரிதல்களைத் தவிர்க்க, அனுப்புவதைத் தாக்கும் முன் உங்கள் செய்தியை சத்தமாகப் படிக்க பேச்சர் பரிந்துரைக்கிறார். 'இது உங்களுக்கு கடுமையாகத் தெரிந்தால், அது வாசகருக்கு கடுமையானதாக இருக்கும்' என்று அவர் கூறுகிறார்.
சிறந்த முடிவுகளுக்கு, சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி எதிர்மறையான சொற்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும் ('தோல்வி,' 'தவறு,' 'புறக்கணிக்கப்பட்டவை'), எப்போதும் 'தயவுசெய்து' மற்றும் 'நன்றி' என்று சொல்லுங்கள்.
15. எதுவும் ரகசியமானது அல்ல - அதன்படி எழுதுங்கள்.
முன்னாள் சிஐஏ தலைவர் ஜெனரல் டேவிட் பெட்ரீயஸ் மறந்துவிட்டதை எப்போதும் நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், பேச்சரை எச்சரிக்கிறார்: ஒவ்வொரு மின்னணு செய்தி ஒரு தடத்தை விட்டு விடுகிறது.
கேக் முதலாளியின் நிகர மதிப்பு நண்பரே
'நீங்கள் எழுதுவதை மற்றவர்கள் பார்ப்பார்கள் என்று கருதுவதே ஒரு அடிப்படை வழிகாட்டுதலாகும், எனவே எல்லோரும் பார்க்க விரும்பாத எதையும் எழுத வேண்டாம்' என்று அவர் கூறுகிறார். இன்னும் தாராளமயமான விளக்கம்: உங்களுக்கு தீங்கு விளைவிக்கும் அல்லது பிறருக்கு புண்படுத்தும் எதையும் எழுத வேண்டாம். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, மின்னஞ்சல் அனுப்புவது ஆபத்தானது, மன்னிக்கவும் விட பாதுகாப்பாக இருப்பது நல்லது.
இது கதை முதலில் தோன்றியது வணிக இன்சைடர் .
