சில தொழில்முனைவோருக்கு, கூட்டங்கள் உடற்பயிற்சிக்கு சமமானவை, அவை வேடிக்கையாக இல்லை, ஆனால் அவை அவசியம் என்று உங்களுக்குத் தெரியும். சில நேரங்களில் கூட்டங்கள் விரைவாகவும், நேரமாகவும் இருக்கும், மற்ற நேரங்களில் அவை உங்கள் நாளின் நல்ல பகுதியை எடுத்துக்கொள்கின்றன. ஆனால், கூட்டம் எவ்வளவு காலம் நீடித்தாலும், மிக முக்கியமானது என்னவென்றால், நீங்கள் அதிலிருந்து வெளியேறுவதுதான்.
நீங்கள் சந்திக்க காலக்கெடு, முடிக்க வேண்டிய பணிகள் மற்றும் நிர்வகிக்க முழு குழுவும் உள்ளன. நேரம் பணம் மற்றும் சரியாக கையாளப்படாவிட்டால், கூட்டங்கள் நிறைய விலைமதிப்பற்ற மணிநேரங்களை சாப்பிடலாம். குழு கூட்டங்களிலிருந்து அதிகமானவற்றைப் பெற உங்களுக்கு உதவ, நீங்களும் உங்கள் ஊழியர்களும் இந்த ஐந்து-படி வழிகாட்டியைப் பின்பற்றலாம். உங்களை விரைவாக கவனிப்பீர்கள், மேலும் உங்கள் குழு அதிக உற்பத்தி கூட்டங்களை வழிநடத்தும்.
டிராவிஸ் நாரை எவ்வளவு உயரம்
1. ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கி விநியோகிக்கவும்.
கூட்டத்தின் நிகழ்ச்சி நிரலை முன்கூட்டியே தயாரிப்பது திடமான விளையாட்டுத் திட்டத்தை அமைக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. நீங்கள் விவாதிக்க விரும்பும் அனைத்து முக்கிய பொருட்களையும், கூட்டத்தின் முடிவில் நீங்கள் சந்திக்க விரும்பும் குறிக்கோள்களையும் பட்டியலிடலாம். இதைச் சுருக்கமாகச் செய்து, நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள விரும்பும் விஷயங்களுக்கு நிரப்பிகளை நிரப்பவும்.
நிகழ்ச்சி நிரலின் பின்புறத்தில் நீங்கள் செயல் உருப்படிகளுக்கான எண்ணிக்கையிலான வெற்றிடங்களின் பட்டியலை உருவாக்கலாம். கூட்டத்தின் விளைவாக செயல்பட வேண்டிய எதையும் எழுத இது கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களை அனுமதிக்கிறது, மேலும் இது எல்லாவற்றையும் ஒரே இடத்தில் வைத்திருக்கிறது.
நிகழ்ச்சி நிரல் முடிந்ததும், அதை உங்கள் அணிக்கு அனுப்புங்கள். நீங்கள் எதைப் பற்றி விவாதிக்க விரும்புகிறீர்கள், உங்களிடம் என்ன கேள்விகள் இருக்கலாம், எந்த வகையான யோசனைகள் அல்லது கவலைகளை அவர்கள் கொண்டு வர விரும்புகிறார்கள் என்பதை அவர்களால் சரியாகக் காண முடியும். கூட்டத்தின் போது எதை எதிர்பார்க்கலாம், அவர்களிடமிருந்து என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது என்பதைப் பற்றி அனைவருக்கும் ஒழுங்கமைக்க ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல் உதவுகிறது.
2. நிகழ்ச்சி நிரலைச் சுற்றி திட்டமிடுங்கள்.
நிகழ்ச்சி நிரல் வெறுமனே விவாத புள்ளிகளின் பட்டியல். ஒவ்வொரு உருப்படியிலும் கேள்விகள், பதில்கள் அல்லது ஆலோசனைகளின் பட்டியலைத் தயாரிக்க கூட்டத்தின் முன்கூட்டியே நிகழ்ச்சி நிரலை அனைவரும் மதிப்பாய்வு செய்வது அவசியம். இது அனைவரையும் தலைப்பில் வைத்திருக்கும், நிகழ்ச்சி நிரலில் அடுத்த உருப்படியை நகர்த்துவதற்கு முன் விவாதிக்க வேண்டிய அனைத்தையும் விவாதிக்கிறது.
ஒவ்வொரு தலைப்பின் முடிவிலும் அனைவரிடமும் கேளுங்கள், 'நாங்கள் முன்னேறுவதற்கு முன்பு யாருக்காவது கேள்விகள் இருக்கிறதா?' எல்லோருடைய மனதிலும் தகவல் இன்னும் புதியதாக இருக்கும்போது வேறு ஏதேனும் கேள்விகளைக் கொண்டுவருவதற்கான வாய்ப்பு இதுவாகும்.
3. ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் முன்பு 'இருட்டாக' செல்லுங்கள்.
உங்கள் குழுவினரின் நிகழ்ச்சி நிரலை அவர்களுடன் எடுத்துச் செல்ல ஊக்குவிக்கவும், 'இருட்டாக' செல்லுங்கள் அல்லது கவனச்சிதறல்களிலிருந்து விலகி, புதுப்பிப்புகள் மற்றும் புதிய யோசனைகளை அட்டவணையில் கொண்டு வருவதில் கவனம் செலுத்துங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு மூளைச்சலவை செய்யும் கூட்டத்தை நடத்த முடிவு செய்தால், விவாதிக்க யோசனைகளின் பட்டியலைத் தயாரிக்க கூட்டத்திற்கு சற்று முன்னதாக 10-15 நிமிட மூளைச்சலவை செய்யுமாறு அனைவரையும் கேளுங்கள். விரைவான குறிப்பு வழிகாட்டியாக அவர்கள் நிகழ்ச்சி நிரலின் நகலில் தங்கள் கருத்துகளையும் குறிப்புகளையும் சேர்க்கலாம்.
இது உங்களுக்கும் உங்கள் குழுவினருக்கும் கூட்டத்திற்குச் செல்லவும், அவர்கள் மனதில் இருக்கும்போது யோசனைகளைப் பற்றி விவாதிக்க அட்டவணையைச் சுற்றி செல்லவும் அனுமதிக்கும். அடுத்த நபர் பேசுவதற்கு நீண்ட நேரம் காத்திருப்பதற்குப் பதிலாக, எல்லோரும் யோசனைகள் மூலம் பேசத் தயாராக இருப்பார்கள், அதே நாளில் சிறந்த செயலைத் தீர்மானிப்பதற்கான அதிக வாய்ப்பு உங்களுக்கு இருக்கும். அறையில் உள்ள ஆற்றல் தொற்றுநோயாக இருக்கும், மேலும் இந்த கூட்டங்கள் எவ்வளவு அதிக உற்பத்தி பெற முடியும் என்பதைக் கண்டு நீங்கள் மகிழ்ச்சியடைவீர்கள்.
4. வெளியே கவனச்சிதறல்களை நீக்கு.
முக்கியமான விஷயங்களைப் பற்றி விவாதிக்க ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தை ஒதுக்குவதற்காக கூட்டங்கள் உருவாக்கப்படுகின்றன. உங்கள் தொலைபேசி அல்லது மடிக்கணினி போன்ற வெளிப்புற கவனச்சிதறல்களை உங்களுடன் கொண்டு வராமல் அந்த நேரத்தை மதிக்கவும். இல்லையெனில், நீங்கள் தொலைபேசியைத் தட்டச்சு செய்வது அல்லது தொடர்ந்து உங்கள் தொலைபேசியைச் சரிபார்ப்பதைப் பார்ப்பது முரட்டுத்தனமாக அல்லது அவமரியாதை என்று சக ஊழியர்கள் நினைக்கலாம்.
இருப்பினும், சிலருக்கு குறிப்புகளை எடுக்க அல்லது மின்னஞ்சலைக் கண்காணிக்க மின்னணு சாதனம் தேவைப்படலாம் என்பதால், அதை அமைதியான அமைப்பில் வைத்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், எனவே உரத்த அறிவிப்புகள் எதுவும் ஒலிக்காது. மேலும், நீங்கள் மின்னணு சாதனங்களைக் கொண்டுவந்தால், கூட்டத்தின் ஆரம்பத்தில் உள்ள அனைவரிடமும் குறிப்புகளைப் எடுக்க அதைப் பயன்படுத்துவீர்கள் என்று சொல்லுங்கள். சாதனங்களை ஏன் கொண்டு வருகிறீர்கள் அல்லது நீங்கள் ஏன் ஒரு சாதனத்தை கொண்டு வருகிறீர்கள் என்பதைப் பற்றி மக்களுக்கு எச்சரிக்கை செய்வதன் மூலம், நீங்கள் கவனம் செலுத்துகிறீர்களா என்று சக ஊழியர்கள் ஆச்சரியப்படுவதைத் தடுக்கும்.
5. முக்கிய பயணங்களை மீண்டும் செய்வதன் மூலம் கூட்டங்களை முடிக்கவும்.
கூட்டத்தின் தலைவராக, ஒவ்வொரு கூட்டத்தின் கடைசி ஐந்து நிமிடங்களையும் முக்கிய பயணங்களை விரைவாகச் சுருக்கமாகப் பயன்படுத்த மறக்காதீர்கள். இது தகவல்களின் மிக முக்கியமான பிட்களை தெளிவுபடுத்த உதவுகிறது. எல்லோரும் அடுத்த கூட்டத்தின் மூலம் என்ன செய்ய எதிர்பார்க்கிறார்கள் அல்லது முன்வைக்கிறார்கள் என்பதை மீண்டும் கூறுவது ஒரு கூட்டத்தை மூடிமறைக்க மற்றும் அனைவரையும் பணியில் வைத்திருக்க ஒரு சிறந்த வழியாகும்.
கூட்டங்களிலிருந்து மதிப்பைப் பெறுவதே முக்கிய முன்னுரிமையாக இருக்க வேண்டும், தொலைபேசி அல்லது மின்னஞ்சல் மூலம் விரைவாக விவாதிக்கக்கூடிய விஷயங்களுக்கான கூட்டங்கள் வேண்டாம். முக்கியமான சந்திப்பு தலைப்புகள் மற்றும் அதிக உற்பத்தித்திறனுக்காக உங்கள் கூட்டங்கள் அமைக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். ஒன்றிணைந்து செயல்படவும், திட்டங்கள் சீராக செல்லவும் இந்த நேரத்தை புத்திசாலித்தனமாக பயன்படுத்த உங்கள் குழு உங்களுக்கு உதவுங்கள்.
